Filtrer efter kategori
 
Koncerter
Fængselsmuseet
Rundvisninger
Festival
Læsning
Børn
Andre
Udstilling
Marked
Design
Åbning
Kunst
Musik
Messe
Unge
Mode
Fængselsmuseet
FÆNGSLET
Kultur
Fængselsgården
Debat
Magasinet
loading

KONFERENCEAFDELINGEN AFSLØRER: FEM TIPS TIL BEDRE MØDER

|

3. november 2017

Sidder du med ansvaret for mødebooking? Så er det nu, du skal spidse ører. FÆNGSLETs dygtige konferenceafdeling har nemlig samlet fem gode råd, der giver dig en fordel, når du planlægger konferencer og møder.

Der findes mange typer af møder. Der er fx mødet, der trækker ud i det uendelige. Og mødet, der slet ikke var nødvendigt at holde. Eller hvad med mødet med den dårlige kaffe og det ene lysstofrør, der havde en off-day?

Men møder kan også være fantastiske. Det ved FÆNGSLETs konference-afdeling alt om. Det er faktisk deres speciale.

Der går mange elementer ind i planlægningen af den perfekte konference eller mødedag”, siger konferencechef Charlotte Ørnsvig. ”Men der er fem vigtige ting, som den kloge mødebooker altid bør overveje, inden planlægningen går ind i detaljefasen”.

 

1. FØJ LIDT UNIKT TIL DET GÆNGSE

De fleste dagsmøder følger en fast skabelon. De begynder omkring kl. 09:00 og slutter omkring kl. 16:00. Der er velkomst, morgenmad, oplæg, workshops, opsamling og frugt/kaffe, men ikke nødvendigvis i den rækkefølge.

Mange kalder det for ’standard-pakken’. Og der er absolut intet galt med standard-pakken, men netop fordi, den er så brugt, er det en god praksis at tilføje lidt ekstra elementer. Noget unikt.

På FÆNGSLET er vi meget opmærksomme på, at møder og konferencer skal være skræddersyede til kundens ønsker og behov. Og selv den populære standard-pakke skal altid justeres lidt.

Så er vi lidt ligesom skrædderen, der konstaterer at ærmerne vist er lidt for lange”, siger Charlotte Ørnsvig. ”Der foregår altid en tilpasning undervejs. Derfor kan møder og konferencer på FÆNGSLET bedst beskrives som ’haute couture’, og ikke metervare – for at blive i terminologien

Husk: Standard-møder er nogle gange det eneste logiske valg. Men husk også at standard kan krydres med det unikke og blive endnu bedre!

 

2. DROP REGNEARKS-TÆNKNINGEN

Regneark er fantastiske til at sammenligne tilbud. Med en række simple formler kan man udregne den gennemsnitlige kuvertpris, og hvor mange penge, der kan spares, hvis konferencen holdes det ene sted, og ikke det andet. Du kan tage højde for logistik og særlige rabataftaler.

Men kan du udregne, hvilket sted, der giver den mest udbytterige dag?

Charlotte oplever ofte at mødebookere spørger til FÆNGSLETs bedste tilbud. ”Jeg kan godt forstå, hvorfor regnearks-tænkningen er fristende”, siger hun. ”Men bliver økonomien for styrende, så ender man med kun at kunne vælge fra nederste hylde.

Husk: Når du sidder med planlægningen af møder og konferencer, er det dit vigtigste job at skabe udbytterige oplevelser. Og den del kan regnearket ikke hjælpe dig med.

 

3. START DIALOGEN TIDLIGT

Nogle gange kan det at planlægge en mødedag, godt føles som et kompliceret puslespil. På én og samme tid skal du tage hensyn til din målgruppe, til potentielle konferencesteder, til tidsplaner, transport og menuer.

Her er det, du skal huske, at medarbejderne på de forskellige konferencesteder utrolig gerne vil hjælpe dig med at sammensætte det perfekte møde.

To hjerner tænker, som bekendt, bedre end én, og vi vil hellere end gerne indgå i en dialog tidligt”, siger Charlotte. ”Det gælder om at få udstukket den rigtige retning fra begyndelsen af, så de ubekendte faktorer kommer til at fylde mindre i det store puslespil”.

Husk: Vi sidder klar til at guide dig imod det helt rigtige møde.

 

4. FIND DIN MÅLSÆTNING

Én ting er at vide, hvad dine mødedeltagere skal lave/opleve. En anden er at vide, hvorfor det netop er det, de skal lave/opleve.

Vil du have mødedeltagerne til at have en sjov dag, en dag i dyb eftertænksomhed eller en dag, hvor de bliver rystet sammen?

Vi spørger tit vores kunder, hvordan de efterfølgende vil bedømme, om mødet eller konferencen var en succes. Det er i virkeligheden en anden måde at spørge ind til, hvad målsætningen med dagen er”, siger Charlotte.

Husk: Hvis du fortæller os hvilken respons, du ønsker fra mødedeltagerne, så skal vi gøre vores absolut bedste, for at gøre det til virkelighed.

 

5. TÆNK I SYNERGIER

I dag danner mange historiske bygninger ramme om konference-virksomhed og lokaleudleje. Og noget af det mest fantastiske, der kan ske under en konference eller en mødedag, er at temaet for dagen og omgivelsernes historie spiller sammen.

Hvordan?

Temaer såsom ’bryd rammen’, ’en ny start’ eller ’ud af comfort-zonen’ er helt oplagte til FÆNGSLET”, siger Charlotte. ”Og temaet kan udvides alt efter ønske med både flugttema, fængselskokke og mordgåder.

Husk: Hvis temaet og rammerne spiller sammen, går det hele op i en højere enhed.

 

Fem tips til bedre møder